初めて歓送迎会の幹事を任された!
任されたのは良いけど、幹事って何やるんだろう?
本当に困った!
初めての幹事って何をやったら良いのか解らないですよね?
今回はそんな歓送迎会の進行方法や流れ、
そして準備について抑えておきたいポイントを
ご紹介したいと思います。
歓送迎会の準備って?
歓送迎会の準備をしようと思っても
一体何から始めたら良いの?
どんな準備が必要なの?
それが分からないと何をして良いのかわかりませんよね?
そこで、今回はできるだけ細かくご紹介します。
1 歓送迎される人(主役)を調べる
人数、氏名、性別、部署
そして退職日や入社日、異動日等を確認して下さい。
2 歓送迎会の日時を決定する
歓送迎会の日時を決める上で大切なのは、
主役の都合を一番にすることは勿論ですが、
上司が主席出来る日、業務に支障がない日、
週末、給料日後など、なるべく多くの人が参加できる日を
考慮して決めてください。
3 会場の決定
予算、広さは勿論、多少騒いでも大丈夫なところや、
過去に歓送迎会の会場になった所も考慮してください。
マイクやステージがあるところだとより良いです。
4 予算の決定
食事内容が、お酒メイン&お食事メインかで、コースや金額が変わります。
参加費用も
会社から補助金が出るのか?
全額参加者負担か男女同額にするか等
細かい所を考えて決めてください。
5 歓送迎会のプログラムを考える(全体の流れを決める)
6 挨拶・スピーチする人を決定&依頼
一般的に主役を送る部署の上司が挨拶をします。
また、上司の更に上の人が参加する場合は、
一番偉い人に頼みましょう。
7 記念品や花束贈呈等を行う場合は依頼する人を決める
一般的に花束贈呈は女子社員に頼むのが良いでしょう。
※サプライズで記念碑や花束を渡す場合は、
主役に気づかれないように、お店の人に預かってもらうなど
見つからないように隠しておいてください。
8 必要であれば余興も用意する
ビンゴ大会やカラオケ等
みんなで楽しめる物を用意しましょう。
9 その他の準備
歓送迎会の案内状や通知の準備
当日使うものを確認
又、一人で幹事は大変なので、
サブ幹事を決めて置くのも良いと思います。
歓送迎会の準備はこんなかんじでしょうか?
歓送迎会前に準備することは沢山あるので、
きちんとリストアップをして、確実にこなして行ってください。
挨拶の順番って?
歓送迎会では挨拶がつきものです。
誰にお願いするのも大切ですが、挨拶の順番も非常に大切です。
例えば、乾杯の挨拶と締めの挨拶
どちらにより偉い人を持って行ったら良いのか?
難しい問題ですよね?
そこで、一般的なポイントをご紹介します。
乾杯の挨拶は一番偉い人に依頼する
もし、主役が一番偉い人の場合、
その次に偉い人にお願いしてください。
締めの挨拶は、2番めに偉い人に依頼する。
上記の2点をしっかりと抑えておけば、
後々問題になるような失敗にはつながらないと思います。
上記の例は一般的な例のなので、
会社ごとに習慣がある場合もあるので、
幹事経験者に確認をして、お願いするのが確実です。
歓送迎会当日の流れ
当日の流れを簡単に説明すると
1 司会者から始まりの挨拶
2 一番偉い人からのお言葉&乾杯
3 暫くの間歓談&余興がある場合は余興
4 プレゼント&花束贈呈
5 主役からの一言
6 2番めに偉い人から締めの挨拶
7 司会者から終わりの挨拶
当日の流れはこんなかんじです。
またプレゼントや花束をサプライズで渡す場合は、
予約したお店に事前に話しておけば、預かってもらえるところが多いので、
お店の予約時に確認して下さい。
終わりに
お世話になった先輩やこれから仲間になる新人を迎える
歓送迎会。
参加者全員が楽しい雰因気で参加できるように
幹事に任命されたらしっかりと準備をしてください。
送られる人はその会社での最後の思い出!
新入社員に取っては初めての思い出!
準備をしっかりと行ない、一生の思い出になる様な
歓送迎会にしてください。
いつまでも記憶に残る、そんな素敵な歓送迎会ができる事を祈っています。