新入社員も入り新しく部下ができた人も多いと思います。
部下ができると今まで自分がやっていた仕事の一部を部下に任せると思いますが、
自分がやってきたことを、同じように部下にやってもらうことは意外と難しいことです。
例えば、ちゃんと指示したはずなのに物が出てこない！
指示した期限で仕事が終わらない！
等、そんな経験はだれでもすると思います。
自分と部下いったい何が食い違って仕事がうまくいかないのかは
必ず確認し、今後の指示や仕事の仕方を改善しておくべきです。
言った言わない等水掛け論になったり、
部下に貴方にはもう付いて行きたくないです！
と言われないように、
部下に指示を出すときや出した後に
下記のようなチェックを自らして、
仕事を潤滑に進める事をオススメします。
部下に指示を出すときのチェックポイントはコレ！
1 指示された仕事の終わりがわかっていない
仕事の終わりがわからない＝5W1Hの確認がきちんとされていない場合よく起こります。
例えば、自分がパソコンを購入する時にどうやって購入するのが最もお得かを調べる
という仕事があったと思います。
この場合、パソコンを安く買う方法を調べてと指示をしてしまうと
この指示だけでは色々な情報が抜けていて、自分が思っている結果が出てこないと思います。
パソコンを欲しがっているのは誰？（会社？それともお客さん）
今のOSは？
今使っているパソコンのメーカーは？
メーカーは変えても良い？
いつまでに購入する？
お得の定義は？（購入金額が安いのか、性能と価格のバランスが良いと言う意味なのか？）
必ず必要な条件は？
自作パソコンでも良いのか？
なぜ新しいパソコンを購入するの？
など
自分がお得なパソコンを購入したいのか、それとも安く組み立てる自作パソコンの方法を知りたいのかで調べる内容が変わってきます。
この確認ができていないと、出来上がった仕事をみて、
う～～んこんな意味で頼んだんじゃないのに！と言う事が発生します。
このような情報の抜け落ちを防ぐためにきちんと5W1Hを網羅する指示をしましょう。
2 仕事の終わりは解っているけど、やり方がわからない
次に仕事の終わりは理解しているけど、そこに至るまでの仕事のやり方が解らない
という場合があります。
何を調べればよいのか解っているけど
誰に聞けば良いのか？
どうやって調べればよいのか？
調べる順番がわからない？
などがわからないので、自分が思っていた以上に時間がかかったり、
気がついたら何時間も経っているのに全く仕事が進んでいない
という状況になりやすいです。
この状況を防ぐには、作業に取り掛かる前に、仕事のプランを作成してもらい
そのプランを見て確認＆打ち合わせをしっかりしておくことが必要です。
その場合もこちらが仕事の進め方を出すのではなく、
自分で仕事の進め方を考えてもらう事です。
進め方を自分で考えることが、仕事の進め方を覚える一番の練習方法だからです。
進め方を考えた時にこちらもきちんとアドバイスをすることで、
必要な作業や無駄な作業がわかり、
仕事の優先順位を間違えて進めることが無くなります。
3 何に困っているのか解らない
部下に指示したが全く作業が進まずに手が止まっているという状況に出くわすこともあります。
その原因として考えられるのが自分が何に困っているのか判っていない！
という事が最も多いと思います。
きちんと打ち合わせはしたのに、何に困ってるのか、
次に何の作業をしたら良いのか解らないという状態になっています。
この状況を防ぐためには、ある程度の間隔で部下の手が止まっているな？と感じた時に
『何か困っていることありますか？』と確認してください。
声を掛ける場合『進捗どうですか？』と聞くのはダメです。
進捗どうですか？は催促の意味がある言葉なので、
コレを聞いた部下は『はい大丈夫です』と言ってしまう場合が多いです。
そして、困っていることが発生した場合、それがどんな事なのかをきちんと整理してあげて、
次の一手を導いてあげるのが良い上司の役目です。
その時に、前述のプランのススメ方との対応関係を確認しながら、
自分が今どの作業をしているのかを教えてあげてください。
終わりに
部下にとって上司の指示を100％理解するということはかなり難しいことです。なので、上司の方から、できるだけ親切な仕事の振り方をしてあげましょう。
最初は手とり足取りで面倒くさいと思いますが、
長い目で見た場合、その方が仕事をスムーズに進める事に繋がります。
